¿Cómo funciona?
La nómina es el documento que detalla el pago mensual de un trabajador en Colombia. Incluye el salario base, auxilio de transporte (si aplica), otros ingresos y todas las deducciones de ley.
Deducciones del empleado
Salud (4%)
Aporte obligatorio al sistema de salud. Puede quedar exonerado en algunos casos bajo el art. 114-1 del Estatuto Tributario.
Pensión (4%)
Aporte obligatorio al fondo de pensiones. El empleador aporta un 12% adicional.
Aportes del empleador
| Concepto | Porcentaje |
|---|---|
| Salud | 8.5% |
| Pensión | 12% |
| ARL | 0.522% - 6.96% |
| SENA | 2% |
| ICBF | 3% |
| Caja de Compensación | 4% |
Salud patronal, SENA e ICBF pueden quedar exonerados para algunos empleadores cuando el trabajador devenga menos de 10 SMMLV. Caja de compensación, pensión y ARL siguen a cargo del empleador.
Provisiones mensuales
Aunque no se descuentan del salario, el empleador debe provisionar mensualmente estos montos para las prestaciones sociales:
Prima (8.33%)
Un mes de salario por año, pagado en junio y diciembre.
Cesantías (8.33%)
Un mes de salario por año, consignadas en febrero.
Intereses Cesantías (1%)
12% anual sobre cesantías, pagados en enero.
Vacaciones (4.17%)
15 días hábiles de descanso remunerado por año.
Para vacaciones no se incluye el auxilio de transporte. Si reportas ingresos adicionales, esta estimación los incorpora como salariales.
Fondo de Solidaridad Pensional
Si tu salario supera 4 SMMLV, debes aportar entre 1% y 2% adicional al Fondo de Solidaridad Pensional. Este aporte ayuda a financiar pensiones de personas de bajos recursos.
¿Cómo calcular el costo total de un empleado?
Costo Total =
Salario + Auxilio + Aportes Empleador + Provisiones
Aproximadamente 1.5 a 1.6 veces el salario base
Base legal: Ley 100 de 1993 (Sistema de Seguridad Social), Ley 797 de 2003 (Reforma Pensional), Decreto 1295 de 1994 (ARL), Código Sustantivo del Trabajo.
¿Cuándo usar esta calculadora?
- Cuando recibes una oferta laboral con salario bruto y necesitas estimar el neto que efectivamente vas a recibir luego de salud, pensión y, si aplica, retención en la fuente.
- Al revisar tu desprendible mensual contra los porcentajes legales: 4% empleado a salud, 4% empleado a pensión y, según ingreso, fondo de solidaridad.
- Si gestionas nómina de varios empleados y quieres validar rápidamente los descuentos antes de procesar el pago.
- Como independiente cotizante al régimen general, para estimar mejor cuánto te queda neto al mes después de aportes y retención.
Errores frecuentes y casos límite
- Aplicar el 8% completo a salud o pensión al empleado. El empleado solo paga el 4% en cada uno; el otro 8,5% de salud y 12% de pensión los asume el empleador.
- Olvidar el aporte adicional al Fondo de Solidaridad Pensional para salarios desde 4 SMMLV. Va del 1% al 2% según rango.
- Sumar el auxilio de transporte a la base de aportes a seguridad social. El auxilio se paga adicional al salario, pero no integra el Ingreso Base de Cotización (IBC).
- Calcular retención en la fuente directamente sobre el salario bruto sin restar primero los aportes obligatorios y deducciones autorizadas (intereses de vivienda, salud prepagada, dependientes, etc.).
- Asumir que el neto incluye prima, cesantías y vacaciones. Ese cálculo es para el ingreso mensual ordinario; las prestaciones se pagan en momentos distintos del año.
Ejemplo: salario de 3.000.000 mensual
- Salario base: $3.000.000. No aplica auxilio de transporte (supera 2 SMMLV).
- Aporte a salud (empleado): 3.000.000 × 4% = $120.000.
- Aporte a pensión (empleado): 3.000.000 × 4% = $120.000.
- Fondo de solidaridad (1% por estar entre 4 y 16 SMMLV): 3.000.000 × 1% = $30.000. Pero como el salario es solo $3.000.000 y el umbral son 4 SMMLV ($7.003.620), realmente no aplica todavía. Lo dejamos en $0 para este ejemplo.
- Salario neto antes de retención en la fuente: 3.000.000 − 120.000 − 120.000 = $2.760.000. La retención puede aplicar si la base depurada supera 95 UVT mensuales; para este nivel salarial muchas personas no tienen retención porque la base depurada queda por debajo del umbral.
Si el mismo trabajador subiera a $8.000.000 mensuales, ya superaría 4 SMMLV y pagaría además 1% de fondo de solidaridad ($80.000) y casi con certeza tendría retención en la fuente significativa. Por eso la calculadora de nómina debe usarse junto a la calculadora de retención en la fuente cuando el salario es alto.
Fuentes consultadas
- Ley 100 de 1993 — Sistema general de seguridad social en Colombia.
- Ley 797 de 2003 — Reforma pensional y Fondo de Solidaridad.
- DIAN – Procedimientos de retención sobre rentas de trabajo — Tabla de retención y procedimiento 1 vs. 2.
- UGPP – Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales — Fiscaliza correcta liquidación de aportes.
Las fuentes citadas corresponden a normativa oficial colombiana y publicaciones de entidades competentes. Para revisar nuestra metodología completa consulta metodología y fuentes.